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Politique d’approvisionnement

Introduction
Mission du Service des approvisionnements
Spécifications, devis et cahiers de charges
Règles d’approvisionnement
Procédures et processus d’acquisition de biens et services
Acquisition de biens et services de moins de 25 000 $
Appels d’offres sur invitation
Appels d’offres publics
Appels d’offres avec système de pondération
Réception des commandes
Commande interne

Introduction

Le présent document est publié par la Direction des travaux publics et des approvisionnements, dans le cadre de l’établissement de la politique et des procédures des approvisionnements.

La gestion des approvisionnements vise à assurer aux gestionnaires de la municipalité, l’approvisionnement en biens, les contrats et les services nécessaires à leurs opérations aux meilleures conditions de délai, de coût et de qualité. De plus, reconnaissant ses obligations envers le public, le monde des affaires et particulièrement l’ensemble des contribuables, s’assurer que chaque membre de son personnel évite les conflits d’intérêt réels, apparents ou potentiels, exerce ses fonctions en toute transparence, et organise ses affaires personnelles de façon à préserver et à maintenir en tout temps la confiance du public dans l’intégrité et l’impartialité de ses décisions. La gestion des approvisionnements assure également l’accessibilité aux personnes handicapées dans son processus d’approvisionnement lors de l’achat ou de la location de biens et de services.

Les politiques d’approvisionnement énoncées dans le présent document en matière d’approvisionnement, doivent être interprétées en tenant compte des principes suivants :

  • Les dispositions prévues dans les lois ou règlements régissant la Ville de Boucherville ont préséance sur les normes et procédures administratives en matière d’approvisionnement.
  • Les normes et procédures prévues dans le présent document constituent les règles administratives applicables lors de l’acquisition de biens et de services pour la Ville de Boucherville.

 

Ne sont pas assujettis aux règles d’adjudication des contrats mais sont assujettis à la présente politique :

  • Tous les contrats de moins de 25 000 $.
  • Un contrat procurant exclusivement un revenu à la Ville.
  • Un contrat de location d’un immeuble par la Ville ou de vente d’un terrain.
  • Un contrat de fourniture de services professionnels nécessaires dans le cadre d’un recours judiciaire ou quasi-judiciaire (arts. 573 (1) 4b, 573.3.0.2, 573.3.0.3 LCV; arts. 3, 24 R.R.Q. c. C-19, r.0.1).
  • Un contrat de fourniture de services professionnels qui ne peuvent légalement être rendus que par un dentiste, un infirmier, un médecin, un vétérinaire ou un pharmacien (art. 27 R.R.Q. c. C-19, r.0.1).
  • Un contrat octroyé par le maire pour remédier à un cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie ou la santé de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux (art. 573.2 LCV) ou pendant l’état d’urgence par toute personne habilitée (47(5) LRQ c.S-2.3).
  • Un contrat de fourniture de matériel ou service pour lequel un tarif est fixé ou approuvé par une instance gouvernementale (art. 573.3 al.1 (1) LCV)
  • Un contrat dont l’objet est la fourniture d’assurances, de matériaux, de matériel ou de services et qui est conclu (1) : (573.3 al.1 (2) LCV)
  1. avec un organisme à but non lucratif.(2)
  2. avec un organisme public (3)au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A- 2.1)
  3. avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les matériaux, le matériel ou les services après que des vérifications documentées et sérieuses ont été effectuées pour s’assurer de l’unicité de ce fournisseur dans l’ensemble des provinces et territoires canadiens.
  • Un contrat de service de camionnage en vrac conclu par l’intermédiaire d’un titulaire de permis de courtage (573.3 al.1 (3) LCV)
  • Un contrat de fourniture de biens meubles ou de services reliés au domaine artistique ou culturel (573.3 al.1 (4) LCV)
  • Un contrat de fourniture d’abonnements ou de logiciels destinés à des fins éducatives (573.3 al.1 (4) LCV)
  • Un contrat de fourniture d’espaces média pour les fins d’une campagne de publicité ou de promotion (573.3 al.1 (5) LCV)
  • Un contrat dont l’objet découle de l’utilisation d’un progiciel ou d’un logiciel et qui vise (573.3 al.1 (6) LCV) :
  1. à assurer la compatibilité avec des systèmes, progiciels ou logiciels existants ;
  2. la protection de droits exclusifs tels les droits d’auteur, les brevets ou les licences exclusives ;
  3. la recherche ou le développement ;
  4. la production d’un prototype ou d’un concept original.
  • Un contrat dont l’objet est l’exécution de travaux d’enlèvement, de déplacement ou de reconstruction de conduites ou d’installations d’aqueduc, d’égout, d’électricité, de gaz, de vapeur, de télécommunication, d’huile ou d’autre fluide et qui est conclu (573.3 al. 1 (7) LCV) :
  1. avec le propriétaire des conduites ou des installations;
  2. avec une entreprise d’utilité publique pour un prix qui correspond à celui qu’une entreprise exécutant généralement de tels travaux exige normalement pour ceux-ci).
  • Un contrat dont l’objet est la fourniture de services par un fournisseur qui, dans le domaine des communications, de l’électricité ou du gaz, est en situation de monopole (573.3 al. 1 (8) LCV).
  • Un contrat dont l’objet est l’entretien d’équipements spécialisés qui doit être effectué par le fabricant ou son représentant (573.3 al. 1 (9) LCV).
  • Un contrat de services professionnels avec le concepteur de plans et devis pour des travaux d’adaptation, de modification ou de surveillance lorsque ces plans et devis sont utilisés et que le contrat relatif à leur conception a fait l’objet d’une demande de soumission ( 573.3 al. 2 LCV).
  • Un contrat adjugé suite à une autorisation spéciale du ministre des Affaires municipales et des Régions (573.3.1 LCV).
  • L’acquisition d’un bien auprès du directeur général des achats du gouvernement du Québec (art. 573.3.2 LCV).
  • Une entente avec le MAMR en matière de télécommunication, (L.Q. 2002, c.37, art. 282).
  • Des travaux effectués par un promoteur suite à une entente avec la Ville selon les articles 145.21 à 145.30 de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme (chapitre A-19.1).
  • Un contrat pour l’organisation d’un service de transport en commun (arts. 467.1, 467.7.4, 467.12 LCV).
  • Le renouvellement d’un contrat d’assurance pour une période inférieure à cinq ans (art. 573.1.2 LCV).
  • Une entente pour confier, en tout ou en partie, l’administration, l’exploitation et la gestion, en son nom, des biens appartenant à la Ville ou dont elle a l’usage et des programmes ou des services qui relèvent de sa compétence. Une telle entente n’est pas assujettie aux articles 573 et 573.3 de la Loi sur les cités et villes (chapitre C-19) si elle est conclue avec le gouvernement, l’un de ses ministères, mandataires ou agents, avec la Communauté métropolitaine de Montréal, avec une personne morale créée en vertu de l’article 60.1 de l’annexe III ou, lorsqu’elle est relative à la protection ou à la mise en valeur de l’environnement, à la conservation des ressources, aux loisirs ou à la vie communautaire, si elle est conclue avec un organisme sans but lucratif à qui la ville est autorisée à verser des subventions.
  • Ententes intermunicipales (468 LVC).
  • Contrat octroyé par un président d’élection durant la période électorale dans le cas où une situation exceptionnelle peut mettre en péril la tenue de l’élection (70.1 LERM).

Mission du service des approvisionnements

La raison d’être du Service des approvisionnements est de fournir à toutes les directions et à tous les services de la Ville de Boucherville, des fournitures, des équipements, des matériaux, des services et des locations nécessaires pour réaliser leurs mandats respectifs.

Spécifications, devis et cahiers de charges

Les spécifications, les devis et les cahiers de charges doivent être rédigés de façon à favoriser la concurrence entre les soumissionnaires et à permettre d’évaluer la qualité. Notamment, les spécifications doivent être suffisamment précises pour que les fournisseurs ou les entrepreneurs soient en mesure de proposer des biens, des travaux ou des services répondant aux besoins;

En l’absence de spécifications adéquates, la Ville de Boucherville peut requérir une marchandise par l’identification d’une ou de plusieurs marques de commerce et d’un numéro de catalogue, s’il y a lieu, suivis de l’expression « ou équivalent ». En pareil cas, le fournisseur doit faire la preuve qu’il y a équivalence à la satisfaction de la Ville;

La Ville de Boucherville peut aussi spécifier qu’elle n’accepte pas d’alternative en utilisant l’expression « aucun équivalent »;

La Ville de Boucherville favorise l’acquisition de produits recyclables ou recyclés, ainsi que l’utilisation de solutions qui permettent de maintenir et d’améliorer la qualité de l’environnement.

Règles d’approvisionnement

Les articles 573 et suivants de la Loi sur les cités et villes décrètent que, sauf exceptions prévues par la loi ou par le règlement provincial, lorsque l’acquisition de biens, l’exécution de travaux ou des services occasionnent des dépenses qui atteignent le seuil établi par la loi, la Ville est tenue de procéder par voie d’appel d’offres sur invitation ou public.

À cet effet, la Loi sur les cités et villes (articles 573 et suivants) et la réglementation provinciale, selon le cas, précisent les seuils en vertu desquels la Ville de Boucherville doit procéder, soit par demande d’appels d’offres sur invitation ou par demande d’appels d’offres publics. Ces seuils représentent le montant réel d’une dépense, incluant les taxes nettes (en tenant compte des ristournes applicables).

La procédure d’appel d’offres comprend :

  1. La préparation du Cahier des charges administratives particulières et techniques par la Direction requérante, comprenant la description des produits et des services requis par l’usager ainsi que les clauses commerciales devant régir le contrat.
  2. La vérification et l’uniformisation du Cahier des charges administratives particulières par le Service des approvisionnements, de même que la préparation de tous les documents afférents (appel d’offres, etc..), la publication des appels d’offres dans les différents médias et la préparation matérielle de tous les documents destinés aux soumissionnaires.
  3. Un processus, soit par approche directe (gré à gré»), appel d’offres sur invitation ou par appel d’offres public, tel que prévu par la Loi et les règlements provinciaux.
  4. Un processus de réception, d’ouverture et d’analyse des offres.
  5. Un processus d’adjudication selon le règlement de délégation en vigueur de la Ville de Boucherville en conformité avec la loi et la réglementation en vigueur.
  6. La conclusion par voie de résolution, ou la signature d’un contrat entre la Ville de Boucherville et le fournisseur ou l’entrepreneur.
  7. L’émission des documents donnant effet à ce contrat, tel le bon de commande.
  8. Un processus de contrôle de qualité des biens et des matériaux, des travaux ou des services requis.
  9. Le suivi des réclamations contre le fournisseur, tel que le non remboursement du dépôt de soumission ou réduction du montant de la réclamation sur le paiement final, dans le cas de non respect d’une ou de plusieurs clauses du devis ou de dommages aux propriétés.
  10. Suivi des reconductions de contrat.
  11. Suivi des remboursements des dépôts de soumission.

Procédure et processus d’acquisitions de biens et services

La Municipalité fait appel à quatre (4) méthodes pour l’acquisition de biens, l’exécution de travaux ou de services. Cette répartition repose sur les niveaux de dépenses fixés par la Loi sur les cités et villes (articles 573 et suivants).Puisque le seuil des dépenses détermine, dans la plupart des cas, comment peuvent s’opérer les achats, nous définirons dans cette section les méthodes et processus employés. La nature du bien ou du service et la valeur sont deux critères qui définissent le cheminement à suivre. Exceptionnellement, l’urgence de la situation exigeant l’achat peut être un élément venant influencer le processus.

Acquisition de biens et de services de moins de 25 000 $

La requête électronique via le système informatique est le point de départ pour l’obtention d’un bien ou d’un service.

Selon le montant de la dépense incluant les taxes nettes (tenant compte des ristournes applicables), elle est traitée de la façon suivante :

  • De 0 à 1 000 $ : Avec ou sans prix comparatif
  • De 1 000 à 24 999,99 $ : Avec au moins deux (2) prix comparatifs obtenus par écrit.

Aucune requête ne peut être subdivisée dans le but de la soustraire aux autorisations ou à la procédure d’achat appropriée.

Ces demandes de prix sont faites par téléphone, télécopieur, ou autres moyens de correspondance par le Service des approvisionnements ou autres directions. Tous les contrats sont octroyés selon le règlement de délégation en vigueur de la Ville de Boucherville. Une copie papier de ces demandes de prix est intégrée au dossier.

Exceptionnellement, une demande de prix n’est faite qu’à un seul fournisseur dans les cas de fournisseur unique, un seul fournisseur connu pour un produit exclusif ou de pièce(s) en réparation chez un fournisseur.

Appel d’offres sur invitation: dépenses supérieure ou égale à 25 000 $ et inférieure à 100 000 $

La procédure qui suit s’applique dans les cas de contrats de construction, de contrats d’approvisionnement, de contrats d’assurances ou de contrats de service autres que professionnels, tels que définis précédemment dont la dépense est supérieure ou égale à 25 000 $ et inférieure à 100 000 $ incluant les taxes nettes (tenant compte des ristournes applicables).

Dans tous les cas, une demande de procéder à un appel d’offres, accompagnée d’une sélection de noms de fournisseurs (actuels ou suggérés) ou entrepreneurs susceptibles de pouvoir répondre le mieux aux besoins, est acheminée à la Direction des travaux publics et des approvisionnements, pour validation.* Cette demande de procéder à un appel d’offres est également accompagné d’un Cahier de charges techniques (C.C.T.) préparé par le la direction requérante.

La Direction des travaux publics et des approvisionnements s’occupe de la préparation du Cahier des charges administratives générales (C.C.A.G.) ainsi que de la rédaction du Cahier des charges administratives particulières (C.C.A.P.).*

La direction requérante prépare le Cahier des charges techniques c’est-à-dire celui où on trouve, entre autres, la description du produit ou du service requis et les clauses commerciales particulières au contrat. Dans le cas où la direction requérante demande l’aide du Service des approvisionnements, les cahiers sont préparés en étroite collaboration et en accord avec la direction requérante.

La direction requérante transmet au Service des approvisionnements les cahiers de charges et le formulaire de demande de procéder à un appel d’offres dûment complété, sur lequel sont indiqués le montant estimé du contrat et les noms et coordonnées des fournisseurs susceptibles de pouvoir répondre adéquatement aux besoins et qui seront validés par le Service des approvisionnements. Le Service des approvisionnements a l’entière responsabilité d’agir que ce soit pour le choix du fournisseur, la recherche ou la mise à jour des fournisseurs potentiels.

Le Service des approvisionnements révise le Cahier de charges administratives particulières et y ajoute le Cahier des charges administratives générales afin de les intégrer aux documents d’appel d’offres.

Le Service des approvisionnements fixe la date du lancement de l’appel d’offres et la date de l’ouverture. Le délai minimum est de huit (8) jours de calendrier.

Le Service des approvisionnements lance les appels d’offres en invitant au moins deux (2) fournisseurs et communique, par télécopieur, avec les fournisseurs à inviter. Les fournisseurs intéressés se procurent, sans frais, les documents de soumission au Service des travaux publics et des approvisionnements, situé au 650 Chemin du Lac, Boucherville.

Les soumissionnaires complètent et retournent leur soumission sur les documents fournis par la Ville de Boucherville, dans l’enveloppe prévue à cette fin.

Un dépôt de soumission peut être exigé des soumissionnaires selon la teneur et les exigences particulières de l’appel d’offres.

La Direction du greffe procède à l’ouverture publique des soumissions, aux date, heure et lieu mentionnés dans la demande de soumission. Les noms des soumissionnaires et leur prix respectif sont déclarés à haute voix. Toutes les personnes dont l’entreprise présente une soumission ou toute personne intéressée peuvent assister à cette ouverture de soumissions.

La Direction du greffe prépare le procès-verbal de l’ouverture des soumissions. Tous les appels d’offres exigent des soumissionnaires un (1) original de leur soumission et le nombre de copies requis par l’appel d’offres, afin qu’une copie soit gardée à la Direction du greffe pour conservation selon le calendrier. Cette dernière transmet au Service des approvisionnements le procès-verbal d’ouverture et les deux autres copies des soumissions, dont la copie originale, pour que celui-ci procède à une analyse préliminaire de la partie administrative et s’assure que tous les documents légaux requis sont présents. Une copie de toutes les soumissions est transmise à la direction requérante afin que le responsable du dossier puisse en faire l’analyse technique et recommandation.

Lorsque l’adjudicataire est connu, le Service des approvisionnements rédige un rapport de soumission, ainsi qu’une demande de certificat du trésorier, pour être soumis par la suite au Conseil municipal pour approbation par résolution.

Suite à l’approbation du conseil municipal, la Direction du greffe confirme l’octroi du contrat à l’adjudicataire par lettre avec copie de la résolution. Le Service des approvisionnements fait le suivi des documents requis (cautionnements d’exécution, assurances, etc.) auprès de l’adjudicataire. Il avise également par écrit les soumissionnaires non retenus et leur retourne, s’il y a lieu, leur dépôt de soumission.

Le Service des approvisionnements transmet à la direction requérante les informations relatives à l’octroi du contrat afin qu’il enregistre sa requête dans le système informatique et qu’il obtienne un numéro de bon de commande. Si le contrat dépasse l’année financière en cours, il devra refaire une nouvelle requête au début de l’année suivante afin qu’un nouveau bon de commande soit émis pour le même contrat.

À la fin du contrat, si la direction requérante est satisfaite des services rendus ou du matériel ou des matériaux reçus, elle avise par écrit le Service des approvisionnements afin que celui-ci retourne au fournisseur sa garantie d’exécution, s’il y a lieu, et ceci en s’étant au préalable assurée qu’aucune réclamation n’est pendante à la Direction du greffe. Dans le cas d’un cautionnement, à moins que le fournisseur ne demande qu’on le lui retourne, le Service des approvisionnements le conserve, car de toute façon, il n’aura plus de valeur significative après la date d’échéance. Pour ce qui est d’une lettre de garantie bancaire, le Service des approvisionnements la retourne au fournisseur dès que possible, car elle engage le crédit du fournisseur jusqu’à sa date d’échéance. Enfin, dans le cas où le fournisseur avait fourni un chèque visé comme garantie d’exécution, le Service des approvisionnements envoie une demande de paiement au Service de la comptabilité afin qu’il rembourse le chèque au fournisseur.

Appel d’offres public: toute dépense supérieure ou égale à 100 000 $

Pour toute dépense supérieure ou égale à 100 000 $ incluant les taxes nettes (en tenant compte des ristournes applicables), la procédure d’appels d’offres est la même que pour les appels d’offres sur invitation, à l’exception que la Direction des travaux publics et des approvisionnements voit à la publication de l’avis d’appels d’offres dans les différents média, (journal Le Devoir, site internet SEAO, journal CONSTRUCTO, selon le cas).

Les soumissionnaires sont invités à venir prendre possession des documents d’appel d’offres au coût prévu au règlement de tarification en vigueur, à la Direction des travaux publics et des approvisionnements, située au 650 Chemin du Lac à Boucherville.

Avant l’expiration d’un délai, qui ne peut être inférieur à quinze (15) jours de calendrier, dans les cas où il n’y a pas de fourniture de matériaux, (le délai peut être de huit (8) jours de calendrier, 573.2 LCV) les soumissions, accompagnées des dépôts de garantie et des autres documents requis par les cahiers de charges, doivent être expédiées à la Direction du greffe située au 500, rue de la Rivière-aux-Pins, Boucherville, et elles seront ouvertes publiquement aux date, heure et lieu mentionnés dans le formulaire d’appel d’offres.

Toutes les personnes dont l’entreprise présente une soumission ou toute personne intéressée, peuvent assister à l’ouverture des soumissions par la Direction du greffe, au cours de laquelle les noms de chacun des soumissionnaires et, sous réserve du paragraphe qui suit, le montant de leur soumission respective est lu à haute voix.

Appels d’offres (sur invitation ou public) avec système de pondération

La procédure qui suit s’applique pour tous les contrats de services professionnels et pour tous les contrats qui sont adjugés selon le système d’évaluation et de pondération prévu par l’article 573.1.0.1.1 de la Loi sur les cités et villes. Cette procédure est sensiblement la même que décrite plus haut mais l’adjudication du contrat est attribuée différemment et oblige les éléments suivants :

  1. Outre le prix, détermination d’un minimum de quatre (4) critères de sélection.
  2. Attribution d’un nombre maximal de points à chaque critère autre que le prix (aucun critère ne peut se voir attribuer un pointage supérieur à trente (30) sur un total de cent (100) pour l’ensemble des critères autres que le prix).
  3. Le document d’appel d’offres doit mentionner les exigences, les critères et les méthodes de pondération et d’évaluation.
  4. Le Conseil municipal a entériné une grille d’évaluation et de pondération à utiliser pour l’évaluation des offres de services professionnels de même que les critères d’évaluation, ainsi que la nomination d’un Comité d’évaluation et d’analyse des offres pour services professionnels comprenant au moins trois (3) membres.
    • N.B. : Dans le cas où une subvention provient d’un organisme gouvernemental ou autre, un quatrième membre représentant l’organisme pourrait s’ajouter au Comité d’évaluation.
  5. Évaluation de chaque proposition individuellement sans connaître le prix, celui-ci étant contenu dans une enveloppe opaque séparée et scellée.
  6. Attribution à la soumission d’un nombre de points en regard à chaque critère.
  7. Établissement du pointage intérimaire de chaque soumission.
  8. Ouverture des enveloppes contenant le prix des soumissions ayant obtenu un pointage intérimaire d’au moins soixante-dix (70); retour à l’expéditeur des autres enveloppes de prix sans les avoir ouvertes.
  9. Établissement du pointage final de chaque soumission retenue selon la formule suivante :
    • (Pointage intérimaire + 50) x 10 000
      Prix soumissionné

  10. Attribution du contrat à la firme ayant obtenu le meilleur pointage final.

 

Procédure

  • La procédure est la même que pour les soumissions sur invitation décrite précédemment sauf que les critères d’évaluation ainsi que les facteurs de pondération doivent faire partie intégrante des cahiers des charges.
  • L’ouverture publique des soumissions par la Direction du greffe diffère dans le sens que seulement les noms des soumissionnaires sont déclarés à haute voix, le bordereau de prix étant dans une enveloppe opaque et scellée, qui sera ouverte par le Comité d’évaluation.
  • Constitution du dossier d’analyse des offres par le représentant du Service des approvisionnements : ce dossier comprend le rapport de soumission complété, une copie de toutes les soumissions conformes pour chaque membre du Comité et la grille d’évaluation préliminaire.
  • Analyse individuelle par chaque membre du Comité d’évaluation de la qualité des offres par rapport au mandat à réaliser, en notant les points forts et les faiblesses de chacune.
  • Rencontre du Comité d’évaluation au cours de laquelle un des membres agit à titre de secrétaire et prend en charge le déroulement du Comité, s’assure que chacun des membres puisse s’exprimer librement et obtient, par consensus, une note de qualité sur chaque critère. Le consensus permet de déterminer la valeur réelle d’une offre, car les membres doivent discuter et argumenter sur les différentes raisons justifiant leur évaluation individuelle. Leur argumentation doit être basée sur des éléments présents dans les offres.
  • Calcul du pointage intérimaire par le représentant du Service des approvisionnements à la fin de l’évaluation des offres présentées : ce dernier ouvre seulement les enveloppes de prix des offres ayant atteint au moins soixante-dix (70) points. Il complète la grille d’évaluation et la fait signer par chacun des membres du Comité.
  • Une fois l’étude des soumissions complétée, le Comité d’évaluation soumet sa recommandation d’adjudication du mandat, en respectant les critères du 3e paragraphe de l’article 573.1.0.1.1 LVC, à la direction requérante avec la grille d’évaluation originale.
  • Lorsque l’octroi est entériné par le Conseil municipal, la Direction du greffe confirme l’octroi du contrat à l’adjudicataire et l’informe du résultat de son évaluation. Le Service des approvisionnements ou la direction concernée avise par écrit les soumissionnaires non retenus du résultat de leur évaluation et leur retourne, s’il y a lieu, leur dépôt de soumission. De plus, pour les soumissionnaires n’ayant pas obtenu au moins soixante-dix (70) points lors de l’évaluation qualitative, le Service des approvisionnements ou la direction concernée retourne les enveloppes de prix non ouvertes. L’information fournie concernant le résultat de l’évaluation pour chaque soumissionnaire se limite à son rang, sa note obtenue, les raisons de non-conformité le cas échéant, le nom de l’adjudicataire, la note qu’il a obtenue et le prix soumis.
  • Tous les appels d’offres publics avec système de pondération sont effectués selon la procédure et les conditions décrites à l’article 4.3 ainsi qu’à l’article 4.4.

Réception des commandes

Sur réception de sa commande, le requérant confirme sa réception électroniquement sur le bon de commande, dans le système informatique, autorisant ainsi la Direction des finances à effectuer le paiement.

Commande interne : item inventaire – sortie de magasin via le système informatique

Pour du matériel en inventaire, le requérant saisit une requête d’inventaire. Celle-ci est automatiquement acheminée dans le module du magasinier. Le magasinier saisit la sortie d’inventaire dans le système et le matériel est livré au requérant.

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Notes

* Exception faite pour la Direction du génie qui procède elle-même pour les appels d’offres de travaux de construction ou requérant les services d’une firme d’ingénieurs-conseils.

(1) Il faut noter que cette exception mentionne les contrats de services ou de fourniture de matériaux, mais ne mentionne pas les contrats pour l’exécution de travaux. Ceci signifie, par exemple, qu’on ne peut pas conclure de gré à gré un contrat de construction en invoquant cette exception.

(2) Tous les contrats conclus avec un organisme sans but lucratif, hormis les contrats pour exécution de travaux, peuvent être conclus de gré à gré.

(3) Ces organismes publics sont énumérés aux articles 3 à 7 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

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    • Conférence – Carrefour des Aînés de Boucherville
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